Co to jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?
Zajrzyj w to miejsce po więcej szczegółów o tym, czy faktura proforma jest wiążąca.
Każdy kto prowadzi swoją działalność gospodarczą, ale także i gros osób dokonujących zakupów w sieci, spotkał się przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie każdy natomiast wie, czym naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.
Faktura proforma – dokument handlowy czy księgowy?
Po łacinie pro forma oznacza „prowizorycznie”, wobec tego raz za razem spotykamy się z tłumaczeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, wobec tego nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Poleca się jednakże zatrzymać ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma powinna być traktowana raczej jako dowód handlowy, który formą przedłożenia danej oferty. Nie stanowi dowodu kupna towaru ani zrealizowania usługi, a więc w myśl przepisów ustawy o VAT nie nie może stanowić podstawy do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, bowiem mówi o usłudze bądź sprzedaży, która jeszcze nie została sfinalizowana, toteż warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą w dalszym ciągu podlegać negocjacjom.
Jak wygląda i kiedy można wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma wygląda i zawiera podobne dane co faktura VAT, a więc:
- dane stron (odbiorcy oraz wystawcy),
- datę i miejsce,
- nazwę towarów lub usług, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z wykazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o wysokości naliczonych zniżek,
- określenie przewidywanej daty doręczenia towaru bądź realizacji usługi,
- wskazanie terminu zapłaty.
Taką fakturę wystawca musi oznakować dostrzegalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe. Powinno się również mieć na uwadze, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, gdy odbiorca wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji czy też wpłaci zaliczkę.